Politique de protection des données personnelles

Chez RéseauPsy, la protection de vos renseignements personnels et le respect de votre vie privée sont au cœur de nos priorités.

En tant que clinique de santé mentale, nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons vos données personnelles conformément aux lois et règlements en vigueur, notamment :

  • La Loi 25 sur la protection des renseignements personnels au Québec
  • La Loi sur les services de santé et les services sociaux
  • La Charte des droits et libertés de la personne
  • Le Code civil du Québec
  • Le Code des professions

1. Collecte et utilisation des renseignements personnels

Lorsque vous communiquez ou faites affaire avec RéseauPsy (consultations cliniques, services de formation, emploi, collaboration ou toute autre prestation de services), nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à la prestation et à la gestion de nos services.

Types de renseignements recueillis :

  • Données d’identification : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, ainsi que celles de vos proches lorsque nécessaire.
  • Données cliniques : informations en lien avec votre démarche de consultation (motif, antécédents personnels et familiaux, habitudes de vie, état de santé, rapports d’évaluations et suivis, etc.). Ces données sont conservées exclusivement dans votre dossier clinique et traitées conformément aux règles déontologiques des psychologues et psychothérapeutes du Québec.
  • Données professionnelles (candidats, employés, collaborateurs) : coordonnées, CV, diplômes, expériences professionnelles, langues parlées, contrat de travail ou de collaboration, données financières liées à l’emploi ou à la pratique.
  • Données de fournisseurs ou prestataires : coordonnées d’entreprise et de contact nécessaires à la gestion de la relation professionnelle.

2. Conservation et destruction des données

  • Les dossiers cliniques doivent être conservés pour une période minimale de 5 ans suivant la fin des services, après quoi ils sont détruits de manière sécurisée, sauf demande expresse du client une fois ce délai écoulé.
  • Les données professionnelles des candidats non retenus sont conservées pour une durée maximale de 6 mois.
  • Les informations liées aux fournisseurs et prestataires ne sont conservées que si une relation professionnelle est établie.

3. Accès et partage des renseignements

L’accès à vos données personnelles est strictement limité :

  • Seuls vous-même, votre représentant légal et les professionnel·le·s autorisés de RéseauPsy peuvent consulter votre dossier clinique.
  • Aucun renseignement ne peut être partagé avec un tiers sans votre consentement écrit, sauf dans les situations prévues par la loi (ex. : ordonnance du tribunal, danger grave ou imminent).
  • Dans certains cas bien définis, des données anonymisées peuvent être utilisées à des fins de recherche ou d’enseignement.
  • Certains sous-traitants (ex. : gestion des rendez-vous, services de paiement) peuvent avoir accès à des données limitées, dans le strict respect de la législation et avec obligation de protection des renseignements.

4. Partenaires et sous-traitants

Afin d’offrir nos services, nous collaborons avec des prestataires externes soigneusement sélectionnés pour leur conformité en matière de protection des données. Vous pouvez consulter leurs politiques de confidentialité respectives :

  • GoRendezVous – gestion des rendez-vous, paiements et dossiers cliniques électroniques
  • Notion – plateforme de nos données internes d'entreprise
  • SquareSpace – site web et questionnaire de demandes de consultation
  • Google Form – questionnaire Onboarding des thérapeutes et du service client

5. Vos responsabilités

  • Il est interdit d’enregistrer ou de diffuser des images, vidéos ou enregistrements liés à vos rencontres avec un·e professionnel·le de RéseauPsy, sauf autorisation expresse.
  • Vous devez respecter la confidentialité des autres usagers et ne pas divulguer leurs renseignements personnels, sauf si vous êtes leur représentant légal.

6. Sécurité des données

RéseauPsy met en place des mesures techniques, organisationnelles et administratives afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie ou l’utilisation malveillante.

7. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des données personnelles au sein de RéseauPsy est :

Stephane Cardinal
Courriel : stephane.cardinal@reseaupsy.ca

Document révisé le 16 septembre 2025